Aikataulutus - Kuinka luoda toimiva aikataulu?

Aikataulutus on haastavaa, mutta se on yksi tärkeimmistä taidoista, joka auttaa tehokkaassa ajanhallinnassa ja tavoitteiden saavuttamisessa.

Hyvin suunniteltu aikataulu parantaa tuottavuutta, vähentää stressiä ja lisää hallinnan tunnetta.

Näitä suurinosa ihmisistä kaipaa arkeensa, mikä on ihan ymmärrettävää.

Jaan 8 vinkkiä, joita voit käyttää, jotta saat luotua itsellesi toimivamman aikataulun, joka vähentää stressiäsi ja tehostaa tekemistäsi.

1. Määrittele tavoitteesi

Ensimmäisenä on tärkeää tietää omat tavoitteensa.

Aikataulua on turha lähteä rakentamaan, jos ei tiedä, mitä varten sitä on luomassa.

Aloita siis määrittämällä tavoitteesi.

Tavoitteiden määrittelyssä voi auttaa SMART-malli:

- Specific (tarkka): Tavoitteen tulee olla selkeä ja yksiselitteinen.
- Measurable (mitattava): Tavoitteen edistymistä tulee voida mitata.
- Achievable (saavutettavissa oleva): Tavoitteen tulee olla realistinen ja saavutettavissa oleva.
- Relevant (relevantti): Tavoitteen tulee olla merkityksellinen ja tarkoituksenmukainen.
- Time-bound (aikataulutettu): Tavoitteella tulee olla selkeä aikaraja.

Mitä asioita haluat saavuttaa päivittäin, viikoittain tai kuukausittain?

Tavoitteet voi liittyä työhön, opiskeluun, henkilökohtaiseen elämään tai harrastuksiin.

Kun olet selvittänyt tavoitteesi, voit suunnitella aikataulusi näiden tavoitteiden pohjalta.

2. Pilko tehtävät osakokonaisuuksiin

Tavoitteet mietittyäsi, voit miettiä, mitä erilaisia tehtäviä sun pitää tehdä, jotta pääset tavoitteisiisi.

Kuitenkin suurten tehtävien tekeminen voi tuntua ylivoimaiselta ja siksi sun tuleekin pilkkoa isommat tehtäväkokonaisuudet pienemmiksi, helpommin hallittaviksi osakokonaisuuksiksi.

Kun teet tehtävät osissa, voit helpommin myös seurata edistymistä ja motivaatio tekemiseen pysyy myös helpommin.

Tähän voisin esimerkkinä ottaa blogin kirjoittamisen.

Yksi tehtävä on ideoida kirjoitusideoita ja järjestystä.

Toinen tehtävä on kirjoittaa näistä ideoista.

Kolmas tehtävä on käydä tekstit läpi parannukset ja kirjoitusvirheiden korjaukset mielessä.

Neljäs tehtävä on valita kuvat (toki kuvien ottaminenkin on yksi vaihe, mutta se on mulla osana mun luontaista arkea, jossa saatan lenkillä vaikka napsia kuvia spontaanisti) ja editoida ne käyttötarkoitukseen sopiviksi ja liittää ne blogikirjoituksiin.

3. Priorisoi tehtävät

On tärkeää tunnistaa, mitkä tehtävät on oikeasti tärkeitä ja mitkä toisaalta niitä vähemmän tärkeitä.

Joillakin tehtävillä on myös ns. "kiireellisyysetu", eli ne tulisi hoitaa ensisijaisesti.

Puhuinkin erilaisista ajanhallinnan työkaluista ja metodeista videollani: Ajanhallinnan työkalut - Mikä toimii mulle? Esittelyssä 4 erilaista metodia ja työkalua. 

Videolla mainitsin mm. ajanhallinnan nelikentän, joka voi olla hyvä työkalu juurikin tehtävien priorisoinnissa.

Ajanhallinnan nelikentässä jaetaan tehtävät neljään kategoriaan:

1. Tärkeät ja kiireelliset: Tehtävät, jotka vaatii välitöntä huomiota
2. Tärkeät, mutta ei-kiireelliset: Tehtävät, joilla on suuri merkitys pitkällä aikavälillä, mutta eivät vaadi välitöntä huomiota.
3. Ei-tärket, mutta kiireelliset: Tehtävät, jotka vaativat huomiota, mutta eivät ole kovin merkityksellisiä pitkällä aikavälillä.
4. Ei-tärkeät, eikä kiireelliset: Tehtävät, joilla ei ole suurta merkitystä eikä kiireellisyyttä.

Keskity ensin tärkeisiin ja kiireellisiin tehtäviin ja suunnittele vähemmän kiireelliset tehtävät myöhemmäksi.

4. Aseta realistiset aikataulut

Aikataulujen asettaminen voi alkuun tuntua vaikealta, jos sitä ei ennen ole tehnyt.

Yksi yleisimmistä virheistä aikataulutuksessa on liian tiukkojen aikarajojen asettaminen.

Yksi hyvä sääntö on arvioida tehtävän vaatima aika ja lisätä siihen noin 20-30 % lisäaikaa.

Liian tiukat aikataulut voi johtaa stressiin ja epäonnistumisen tunteisiin, kun aikataulut ei pidäkään toivotulla tavalla.

Realistinen aikataulu ottaa huomioon myös odottamattomat häiriöt ja antaa tilaa joustavuudelle.

Voi olla, että tapahtuu jotain odottamatonta, mikä hidastaa työsekentelyä.

Esimerkiksi sähkökatko, ruuhka tai sairastuminen.

5. Käytä aikataulutyökaluja

Aikataulutus- ja kalenterointiohjelmat sekä -sovellukset, kuten vaikkapa Google Calendar, Trello tai Asana, voi olla erittäin hyödyllisiä ottaa käyttöön.

Ne auttaa sua pitämään kirjaa tehtävistä, asettamaan muistutuksia ja seuraamaan edistymistä.

Valitse työkalu, joka sopii parhaiten tarpeisiisi ja käytä sitä säännöllisesti, jotta saat siitä parhaan hyödyn irti ja opit myös nopeammaksi ja taitavammaksi sen käytössä, mikä itsessään säästää myös sun aikaa.

6. Muista tauot ja lepo

Toimiva aikataulu ei tarkoita, että työskentelet taukoamatta, kuin kone.

Suunnittele aikatauluusi riittävästi taukoja ja aikaa levolle.

Tauot parantaa keskittymiskykyä ja ehkäisee uupumusta - siitä on ihan tutkittuja tuloksia.

Pomodoro-tekniikka, jossa työskennellään 25 minuuttia ja pidetään sitten 5 minuutin tauko, on hyvä esimerkki taukojen integroimisesta työskentelyyn.

Jokainen on hieman erilainen sen suhteen, milloin ja millaisen tauon tarpeessa on, joten kaikki tekniikat ja tyylit ei välttämättä sovi kaikille.

Löydä siis oma tyylisi tauottamiseen.

Kuitenkin jonkinlaiset tauot on hyvä osata pitää, jotta aivot saavat hetken levähtää ja virkistäytyä.

Syöminen ja juominen on myös hyvin tärkeää, koska niistä saadaan energiaa tekemiseen.

Siksi säännölliset ruokailut on hyvä ottaa huomioon aikataulutusta tehdessä.

7. Jatkuva seuranta ja sopeuttaminen

Aikataulun kerran luotuasi tulet huomaamaan, että sen luominen tapahtuu aina uudelleen ja uudelleen.

Joskus ja varsinkin alkuun voi olla, että aikataulua täytyy muuttaa, koska oma arviointikyky ei osunutkaan kohdalleen ja jokin tehtävä viekin enemmän aikaa tai jokin tapaaminen vaikka peruuntuu tai siirtyy.

Onkin siis hyvä seurata, kuinka hyvin aikataulu toimii ja tehdä tarvittaessa muutoksia.

On hyvin tärkeää varsinkin alkuun osata joustaa ja olla valmis sopeutumaan - aina aikataulutus ei osu nappiin.

8. Palkitse itseäsi

Kun oikeasti pääset johonkin tavoitteeseesi, sun on hyvä huomioida itseäsi jollakin tavalla.

Voit ennen tavoitteeseesi pääsemistä jo suunnitella, kuinka palkitset itsesi tavoitteesi saavuttamisesta.

Tämä voi lisätä motivaatiota ja auttaa sen ylläpitämisessä - varsinkin, jos muistutat motivaation hukatessasi itseäsi siitä, mitä on luvassa, kun tavoitteesi saavutat.

Voi myös olla, että palkitset itseäsi ihan vaikka vain hankalamman tehtävän tekemisestä, koska voi olla, että se on sulle sen verran iso pala, että kaipaat hieman rohkaisua ja kannustusta.

Ja totta puhuen, harvemmin me osataan itseämme palkita tai ylistää - ollaanhan me vaatimattomia suomalaisia.

Muista siis oikeasti palkita itseäsi, kun oikeasti sen ansaitset.

Aikataulutus vaatii itsekuria, itseohjautuvuutta ja sopeutumiskykyä

Aikataulutus ei ole helppoa, mutta siitä on paljon hyötyä, kun sen osaa ja saa sen toimimaan.

Hyvin suunniteltu aikataulu auttaa sua saavuttamaan tavoitteesi ja parantaa elämänlaatua huomattavasti.

Itsekuri ja itseohjautuvuus on tärkeitä ominaisuuksia aikataulutuksessa, mutta menestyvän yrittäjän arjessa muutenkin.

Jatkuva seuranta on tärkeää, jotta tiedät, kuinka suunnittelemasi aikataulu toimii.

Ja on hyvä varautua kaikkeen.

Meillä on tänään noin viiden tunnin sähkökatko, joten koneella työskentely ei onnistu kokonaista päivää.

Onneksi olin jo suunnitellut iltapäiväksi meneväni tallille - voin siis lähteä tallille, kun sähkökatko alkaa ja tulla kotiin myöhemmin.

Saattaa olla, että käyn syömässä jossain ulkona: koen sen ansainneeni, koska loma on mennyt pitkälti yritysjuttujen suunnittelussa ja työstämisessä.

Kiitos, kun luit!

Toivottavasti sait apuja tästä kirjoituksesta,

♡:llä Marika  

P. S. Jos tahdot oppia kalenteroimaan arkeasi, mulla on sulle täysin maksuton opas, jonka tahdon antaa lahjana sulle, jos ehdit täyttämään tämän nopean kyselyn.

Lähetän oppaani: Aika haltuun: 5 askelta viikkosi kalenteroinnin aloittamiseen sähköpostiisi mahdollisimman pian vastauksesi saapumisen jälkeen.

Suuri kiitos jo etukäteen! Vastauksesi ovat mulle kullanarvoisia, koska niiden avulla saan luotua timanttisen verkkovalmennuksen juuri sinua ajatellen ♡